最近、新しい会議を提案するサービスがいろいろ出てきています。10月9日ＴＢＳラジオ「森本毅郎・スタンバイ！」（月～金、6:30～8:30）の「現場にアタック」で、レポーター田中ひとみが取材報告しました。
どんな会議が出てきているのか？まずはこんな会議・・・、東急株式会社の岩本拓磨さんのお話。
★渋谷のど真ん中で「テント会議」！
- 東急株式会社 岩本拓磨さん
- 「「渋谷キャスト」のガーデンという広場で、実際のアウトドア用の「テント」を立てて場所を貸す、「キャンピングオフィス」という名前でサービスを行っています。屋外です。外のテントの中にテーブルがあります。あとは、ホワイトボード、電源スタンド。フリーwi-fiを使ってもらい、作業や会議をしていただきます。やはり窓がない会議室やオフィスもあったりして、外に出る解放感、自分のオフィスから出ることも大きな要素で、皆、議論をガンガンぶつけ合ってやってもらってます。」
テントは、渋谷キャストの１階広場にあります
８名用のテント
中はこんな感じ。靴を脱いで入ります
東急株式会社の岩本拓磨さんにお話を聞きました
要するに、テントの中で会議ができる「貸し会議室のテント版」です。東急と、アウトドアブランドのスノーピークが共同で企画したもので、宮下公園のすぐそばの複合ビル「渋谷キャスト」の屋外広場にあります。１階の入り口の広場に、毎週火曜日、大小合わせて２つのテントが張られ、ひとコマ２時間、８千円〜借りることができます。
★「雑音多め」が集中力を高める
渋谷の街中にテントがあるだけでも異質ですが、これが意外にも好評で、一日に全てのコマが埋まることもあるそうです。ということは、「よほどテントの中が快適なんだろう！」と思ったので、岩本さんに聞いてみました。
- 東急株式会社 岩本拓磨さん
- 「快適ではないです、決して。目の前で大きな開発をやってるので、工事の「カンカン！キーン！」とか、「何これ！テントだって！」って声とか、子供たちの「キャキャキャ！」って言ってる声は、かすかに聞こえます。ただ実際やると、煩い中で喋っている人の話って、ちょっと雑音があるぐらいだったらその声を拾おうと耳が集中すると思っていて、目を見ながらちゃんと話を聞く。「快適じゃない」っていう空間が、逆に集中力を高めたり、会議の質を向上させる。っていう風な効果はあるなと思ってます。」
「もちろん不快過ぎてもいけないけど、快適すぎない空間」が、集中力を高めてくれるそう。私もテントに入ってみたんですが、屋外なので息苦しさもなく、確かに回りの雑音は聞こえてきますが気が散ることもなく、岩本さんのお話が聞けました。
★こんどは「キャンピングトレーラー」で会議
そして今度は、実際に「本物の」自然の中で会議をしてしまおうと言うサービスについて。カンターキャラバンジャパンの代表、並木渉さんのお話。
- カンターキャラバンジャパン・代表 並木渉さん
- 「自然の中に行って、ミーティングをするサービスです。特徴的なのがキャンピングトレーラーを使っているところです。長テーブル、８名位は入れる形で、モニターなどの備品が常備されています。みなさん結構集中してガッツリやって帰ってます。いつものオフィスでやると、日常の業務や目先の事に追われて時間が取りづらい。なので思い切ってオープンな環境に行って、良い意味であきらめをつけて、「この日はこれをやる」って決めて来られます。」
オランダから輸入したキャンピングトレーラーを使用
雨の日はトレーラーの中で会議、天気の良い日は外で会議することもあるそうです
「キャンピングトレーラー」はエンジンを持たず、車で牽引するキャンピングカー。会議をする場合は、都内から日帰りで行ける埼玉や神奈川のキャンプ場にみなさん現地集合して、そこに設置されたトレーラーの中で会議します。「今年の目標」など、中長期的な戦略を議論するそうです。利用料金は４名で６万円〜と決して安くはありませんが、実験期間も含めると20社近く、100名以上が利用されたそうです。
でも、環境を変えるだけで本当に会議が活性化するのか？疑問に思ったので聞いてみたら、並木さんは「自然の中に入っただけでは会議は活性化しません」と即答！実は、環境を変えるだけでなく、会議の盛り上げ方など、「中身」の提案も行う会議改革のコンサルタントのようなサービスになっているところがポイントのようです。
★会議の“中身”を管理する「NAONA」
そうした中で、会議の「場所」はそのままで、「中身」の提案に特化したサービスも出てきました。村田製作所、モジュール事業本部の笹野晋平さんのお話。
- 村田製作所・モジュール事業本部 笹野晋平さん
- 「村田製作所では「ナオナ」と言う商品をリリース。360度の指向性マイクのセンサーを会議の場に置き、参加者がどの位の発言をしたのかという発言の割合、発言の回数、発言の長さを可視化します。社内でも使ってみたんですが、私はそんなに喋るタイプではないという自己判断だったんですが、実際にこれを置いてグラフで可視化すると、いかに自分が参加者の発言を邪魔しているのか客観的に見えてきて、自分のコミュニケーションのスタイルを振り返ることができました。」
村田製作所「NAONA」。白い方が指向性マイク。黒い方が情報を処理するゲートウェイ。２つでワンセットです。
NAONAで検出されたデータを元に作成された「感情の推移」のグラフ。Aさんが喋れば喋るほど他の人の感情が…
「ナオナ」はスワヒリ語で「察する」の意味。つまり、会議の雰囲気を察する＝会議の空気を読む製品です。会議で話しているそれぞれの人の発言の「回数」「長さ」、声の抑揚などから「感情」までをデータ化。それによって「Aさんが一番長く喋った」などの傾向が分かるので、「次回はお喋りなAさんの前に、他の人に意見をもらおう」というように会議の中身を修正していきます。
上のグラフは感情を分析したものですが、冒頭、Ａさんが長々としゃべっていて、Ａさんはとても気持ちよく泣ているんですが、ＢさんＣさんには響かず、Ｄさんはどんどんテンションが下がってます。さらにすごいのは、Ａさんはしゃべり終わったとたん、もう飽きちゃったのか、テンションが下がています。
こうした感情の動きも含めて分析っして、会議を改革する、ということのようです。
★会議ビジネス活況の裏に「働き方改革」
というわけで様々な「会議ビジネス」が出てきているんですが、なぜいま会議なのか？そんなにお客さんがいるのか？気になったので聞いてみました。
- 東急株式会社 岩本拓磨さん
- 「一番多いのが人事総務系。「働き方改革」と言われていて、会議の質を高めよう、外に出てみようというニーズがある。」
- カンターキャラバンジャパン 並木渉さん
- 「今までは縦割りの組織や、トップダウンで動いていたものが、今度はボトムアップや、自主性を活かしていかないと生き残っていけないという危機感を、皆さんお持ち。」
- 村田製作所 笹野晋平さん
- 「人事研修をしている会社。「働き方改革」という言葉が走っているが、人と人とのコミュニケーションを取ってモチベーションを上げて、生産性を上げる方向に、舵が切られてきているのではないか。」
「働き方改革」で、労働時間の短縮だけでなく、会議の質を高めて業績に結びつけることに、課題を感じている企業が増えている。様々な会議サービスがでてきている背景には、そうした事情もあるようです。
田中ひとみが「現場にアタック」でリポートしました！